業務改革プロジェクトを成功させるには

「それ抜けていました・・・」「他の業務が押してまして・・・」「人がいないもので・・・」

なぜできない?  ムダな仕事いっぱいやってるじゃないか！と言いたいんですけどね。 とあるチェーンの社長のつぶやきです。

店舗の話じゃなくて本部の話です。現場がありませんからいつも、こういうふうな曖昧な言い訳の中で、会議は進んでいきます。

-----------　一言でいうなれば、人に仕事がついているからです。とキッパリ申し上げております。

「何をいってるんですか！人ごとにやる仕事はきまってるじゃないですか！」という声が聞こえてきそうですが、これ逆でして、仕事を人に張り付ければムダもモレもなくなりますし、仕事に対して人をつけるから期限が守れるのです。

改革プロジェクトをおやりになられた経営者であれば、お分かりになると思いますが、進めていくうちに人に仕事がついている会社は、はじめは興味もあってあれこれやるのですがそのうち、回らなくなってくると　出来ない言い訳が山のようにでてきます。

これを放置しますと、抵抗勢力を盾にプロジェクトメンバーが抵抗勢力ゾンビ化してしまったりするので大変です。

本部の各部署にはルーティン業務がありますから、日々それに流されて、プロジェクト業務の優先順位が下がってきてしまうのです。そういう発言が出始めたら、改革が骨抜き改革となってしまうので要注意です。

小売業は、モノを売ることが本業なわけで、業務改革などやらなくても、売り上げでとればいい。客数さえ上げればいい。それが成長の証だ！と言われる方もいらっしゃいますが、そういった活動ひとつにもお金がかかるわけです。

昨今は昨年と同じお金の使い方をしても、同じ効果すらとれないという厳しい状況です。さらに、上がる販管費や商品原価、粗利率を維持できたとしても、むしろ赤字ギリギリで終わることのほうが多いと言えます。

これを打破しようと社長の強い決意でスタートしたはずのプロジェクトも、いつしかこういった兆候が表れると、社内の士気にも大きく影響するので、何としても脱したいところです。

実はこれを乗り越えるにはそんなに難しくはありません。

経営ビジョンと執行計画の業務進捗確認表があって、業界の常識を突き抜けるという社長の想いがあれば十分です。

業務進捗確認表といわれてピントこないと思いますが、イメージとしては新店舗計画プロジェクトのときの作業工程表を思い浮かべいただければいいと思います。グランドオープン日から逆算して、外構工事、内装，什器搬入、商品搬入、教育トレーニングといった業務が左に縦に書かれていて、横軸に日付が書かれている大きな表です。これを週次で確認することで、開店日にグランドオープンが迎えられるわけです。

成功する新店は、開店準備委員長がこの工程表を作って消し込みをしていくことが、その成否を分けることとなるのは言うまでもありません。

しかし、同じプロジェクトでも、業務改革となると、形がみえないため、何もしなければ幹部が会議で集まって「今日もいい勉強をさせてもらいました」で終わってしまうわけです。

これで終わらせないためには、人時実績などの結果が変わってこない原因はどの工程が遅れているのか？とプロジェクトリーダーに進捗表を作成させ、冷静に問いただしていくことです。

結果を変えていける会社というのは、ここ表で社長が「なぜ　遅れているのか」「いつまでにできるのか」という二つの質問をプロジェクトリーダーにしていきます。

そして、根気強くリーダーに対して「この遅れている業務について誰がいつまでにやるのか」と繰り返しその場でダメを出し続けています。

この社長の指導が重要でして、プロジェクトリーダーは期限内に仕事を納める重要性を体で憶えていくようになります。プロジェクトリーダーができるようになると、メンバーや店長もやるようになります。なによりもプログラムが進むことで、現場の盛り上がりが大きく変わってくるのは言うまでもありません。

大事なことは、改革プロジェクトのリーダーに納期を守る癖をつけさせることで、使えるお金が早期につくれ、転用することができるということです。

お金は貯めて使うことができますが、ムダ含みの時間のままで、使いまわしすることができません。そのため改革プロジェクトメンバーが、率先し時間内に業務執行できる仕組みづくりが、早期成功のカギとなるわけです。

さあ、貴社におかれても、プロジェクトリーダーが「納期を守る仕組み」出来ておられますでしょうか？