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不愉快にさせるメールと「また次回」となるメールの違いとは?

  印象マネジメント「プライムイメージ」 山川碧子 SPECIAL
山川碧子 SPECIAL

印象マネジメント「プライムイメージ」コンサルタント

株式会社プライムイメージ 代表取締役 山川碧子

印象マネジメント「プライムイメージ」のスペシャリスト。  社長個人はじめ、企業や事業部門を対象に、高度な印象マネジメント戦略を指導する専門コンサルタントとして活躍。主に、商品や物体、空間…を対象に行われるブランド戦略に対して、人物や服装、表情、所作…などに対しての、顧客が感じる印象に焦点を当てた、戦略的な施策指導を行うのが特徴。企業の業績向上に多大な貢献をしている。

「メールは感情が表れやすいツールである」と言われます。

そのため、興奮状態で書いたメールは感情的になりやすく、文章にそのまま表れてしまうので、時間をおいてから返信するほうが良いーー。広く一般的に知られていることですが、実際に自分の経験からも感覚的にも、その「時間をおく必要性」を痛感しています。

ここ数日、仕事の依頼のやりとりをメールで何件かしました。メールの受け手として、極端な2パターンがありました。1つは不愉快な感情がわいてくるメール。もう1つはお断りでありながら好印象を残すメール、でした。

 不思議なものですが、メールは同じ書体の文字が並んでいるだけなのに、受け手にとっては感情がこもったものになること。一応、ビジネス上のことなので、一般常識を踏まえたうえでのやりとりとなりますが、型どおりすぎても温かみがなく、親しすぎても違和感が出てしまいます。 

今回、改めて感じたのは、メールのやりとりのなかでも、受け手があまり良い感情をもたない言い回し、書き方のパターンがあるということ。 

「――――はずですが。」 

一文の最後が、「――が。」で終わる文章。相手の意向と自分の思いが違うときに、「こうだったはず」という意味合いで書く場合が多いように感じますが、これは受け手とすると、あまり気分がよろしくない。 

もし、その後に「―――のはずですが、違いますか?」「―――のはずですが、どうでしょうか?」となっていれば、その印象は大きく違います。「―――はずですが。」で終わる言い切り型では、先のことを話そうという気が一気にうせてしまいます。 

自分自身でも無意識に「―――ですが。」という書き方をしていないか? 特別な感情も入れずに書いている文章が、相手にネガティブな感情を与えてしまうこともある、ということです。ビジネスメールでは、今後、「――ですが。」という書き方は控えるようにすること決意しました。 

対照的に、こちらからの依頼への断りのメールの書き方が、とても好印象だった方もいました。特別ていねいな言葉を使っているわけでなく、とても自然な返しなのですが、ぜひ、次もまた声をかけさせていただきたい、と感じるものでした。 

敢えて、その理由が何かをじっくり見てみると、文中に希望を感じさせる言い方、書き方が多いことに気付かされます。「とても興味はある」「時期を改めてお受けしたい」と、特別ていねいでもないのですが、先を感じさせるようなニュアンスが含まれているのです。 

一方は、ばっさり切り型。もう一方は、余韻残し型、とでも言えばいいのでしょうか。同じ「断りのメール」1つでも、大きな違いがあります。 

「こんな言い方はないだろう」というのは、最近は直接の口頭でのやりとりよりも、メールの文面でのやりとりのほうかもしれません。メールひとつで、信頼度が高まりもすれば、付き合いはこれまでと、いうことにもなります。 

感情やその人そのものが出やすいのがメールの文章です。最近ではSNSの発信内容などには顕著にあらわれます。丁寧な言葉づかいをすればいいわけではありません。受け手として感じたネガティブな印象を、自分が発信するときは感じさせないような気遣いをする、それだけでも違いが出てくるはずです。

 

業績を上げる、社長と会社の印象戦略
山川碧子

印象マネジメント「プライムイメージ」コンサルタント

株式会社プライムイメージ代表取締役

山川碧子

執筆者のWebサイトはこちら http://www.primeimage.jp

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