チェック項目を省いて会社を成長させる

私は公認内部監査人（CIA）という資格を持っています。

税理士の資格でも同じだと思いますが、この資格を更新するために継続教育制度という仕組みがあります。講習会に参加したり、テストを受けたりすることで、年間40単位を取得し、その活動を日本内部監査協会に報告することが義務づけられています。

その資格更新手続きですが、昨年から報告する内容が大きく変わりました。

一昨年までは、「〇月△日に××講座を受講：8単位」というように、40単位をいつ、どのような形で取得したかについて明細を報告する必要がありました。でも、昨年からは「報告対象年の所定の単位を取得済みである」という項目にチェックを入れるだけ。参加した講習会等の入力欄がなくなり、手続がずいぶん簡素化されたのです。

この継続教育制度、もし、監査対象に選ばれた場合は、参加等の確認ができる関連資料の提出が求められる場合があるので、少なくとも3年間は関連資料を自分で保管しておく必要があります。この点は従来から変わっていません。でも、一昨年までは単位を取得した明細についていちいち報告する必要があったのです。

よく考えてみれば、協会には関連資料を提出しません。このため、協会としては会員が出してきた報告が正しいかどうかをチェックすることはできません。つまり、監査対象に選ばれない限り、たとえ本人がウソをついていたとしてもばれない構造になっています。

だから、監査対象として選ばれた人だけ関連書類をチェックして報告が正しいかどうかを調べるという制度を前提とする限り、最初の報告時点で明細を書いても不正を防止するという観点ではあまり意味がないということになります。

報告する側にとって、明細をいちいち書くのは面倒なので、この改定はたいへんありがたいものでした。そして、これを業務改善として見た場合、効果の点で同じならムダを省くという流れに沿っています。

さて、会社経営においても、業績アップのため、人材育成のため、不正防止のためというようにいろいろな項目に渡ってチェックしなければならないことがあります。

けれども、中には、時代遅れになっているもの、効果がないのにただ慣習で続けているもの、単に経営者の嗜好でやっているものもあるではないでしょうか。

「昔からずっとこのやり方でやっているから」というのは思考が停止している状態。そこには何の成長もありません。

メーカーでは同じ商品を作る際にも部品の数を減らす努力を重ねることで、原価の削減や製造工程の短縮に努めています。この点、特に管理部門周りの仕事の中には見直しできるポイントがまだまだたくさんあります。

無駄なチェック項目は捨てることは会社の成長のためにも必要不可欠です。