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「今日中に」の連発は業務改善のシグナル

  成長支援部づくり 岩井徹朗 SPECIAL
岩井徹朗 SPECIAL

成長支援部づくりコンサルティング

ヒーズ株式会社 代表取締役 岩井徹朗

会社の大元となる「総務」を革新すれば、すべての事業部に影響を与え、顧客志向になり、驚くほど業績が伸びる。経営者が着手すべき、「成長支援部づくり」を指導。


「今日中に」の連発は業務改善のシグナル

「これって今日中ね!」

会社では一日に一回は聞く言葉ですね。

「今日中に」とか、「大至急」いう時、理由は様々。大切なお客さんから急な依頼があった、大きなトラブルが発生してすぐに解決しなければならない、依頼者が提出期限を忘れていた、などなど。

しかし、よく観察してみると、急ぎの用事を頼む人はたいてい決まっています。そして、中小企業でよくあるのが、経営者自身が一番「今日中に」を連発しているケースです。この点、特に管理部門の社員は経営者が思っている以上によく上司の姿を見ています。

日常の仕事に加えて、急な依頼が入ってくると、今やっている仕事を中断して取組まなければいけません。一方で、経費削減の観点から「残業は極力するな」という指示も出ています。また、急ぎの案件の場合はどうしても仕事のできる社員に依頼するので、特定の人に仕事が集中しがちです。そして、最悪なのが、「今日中に」と頼んでおきながら、社員が遅くまで仕事をしている姿を見た時に「いつまでやっているんだ!!」と怒鳴りだすケースです。

このため、経営者が社員が取組んでいる仕事の量や抱えている課題をきちんと把握していないと、いつかは「もうやってられない」と突然辞表を提出されることもなります。

一方で、急な依頼も上手く回している人は今日中の仕事を頼む際に、「昨日頼んだ仕事は後回しにしていいから」と仕事の優先順位を明確にしたり、同じ部署でも比較的手の空いていそうな人にピンポイントで依頼したり、とちょっとした工夫をされています。また、急ぎの依頼となる理由や背景をちょっと説明するだけでも、頼まれる側の印象は大きく異なります。

そんな上司からは、「自分のことをちゃんと見ててくれてるんだ」「全体の仕事の状況が見えているなあ」「会社のためなら・・・」ということが自然と伝わってきます。経営者と社員と言っても同じ人間同士。できることならお互いに気持ち良く仕事をしたいものです。

もし、あなたが「今日中に」を連発しているとすれば、仕事の流れの中でどこかに無理が生じている恐れがあります。繁忙期など短期間ならともかく、5年、10年と長くビジネスを続けていくためには早めに業務改善に着手して、できるだけ無理を取り除きましょう

「今日中に」や「大至急」を連発して、いかにも仕事をやった気になっているのは、単なる独りよがりです。


【総務の革新】成長支援部づくりで業績を伸ばす経営視点
岩井徹朗

成長支援部づくりコンサルティング

ヒーズ株式会社代表取締役

岩井徹朗

執筆者のWebサイトはこちら http://www.basis01.com/

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