現場との見積りのギャップにどう対処するか

　前回までプロジェクト全体を対象とした見積りについて話してきました。プロジェクトの着手前における見積り、及びプロジェクト計画段階における見積りは、ある程度実際に実行するメンバを前提にしたものではありますが、計画されたタスクを割り当てられた担当者自身が考える見積りとのあいだでギャップが生じる場合があります。そのような時にはどうすれば良いでしょうか。

　ありがちなのは、計画段階でプロジェクトマネージャ(PM)が見積もっていた工数に対し、担当者がこんな期間ではできないと反発を示すケースです。私もこれまで、まずは否定的反応から入るメンバを何度も見てきました。こうした時の対処法に正解というものはありません。最終的にはプロジェクトを実行するのは”人”であり、その性格は人によって異なりますので、PMにはプロジェクトだけでなく”人”をマネージする力量が問われます。

　まだ具体的な担当者が決まっていない時点での見積りが一定のスキル・経験を有するメンバを想定してのものであるなら、それに対して現実の担当者のスキル・経験を勘案して工数を調整することは最低限必要でしょう。どんな業界でもそうですが、熟練者とそうでない者の作業効率、生産効率には間違いなく顕著な違いがあります。

　ここで、プロジェクトに原価として発生する人件費の時間単価が、実担当者が誰であろうと一律に設定されている組織の場合であると、同じプロジェクトでも生産効率の高いメンバが集まった場合とそうでないメンバが集まった場合で利益率が異なってくることになります。組織としては、それぞれのプロジェクトを担当したPMを公平に評価するために、この様な差異を認識し考慮する必要があります。

　さて、実担当者のスキル・経験を考慮して調整したうえでも、その担当者がタスクを割り当てられた時に、その期間ではできないと反応する可能性はあります。繰り返しますが性格は人によって異なりますので、そうはいっても最後には与えられた期間内にしっかり終わらせてくる者もいれば、最後までできないと言い続ける者もいます。

　その期間ではできないというメンバに対して、高圧的に強制しても逆効果であり、今の世の中ではパワハラと訴えられてしまう可能性もあり、PMが苦心する局面です。

　その様なメンバに対してできるのは、本人としてはどれくらいと見積もるのかを確認することです。人は、他人に与えられた期限には抵抗しがちですが、自分で設定した期限は守ろうとするものです。

　まずは本人の見積りを尊重したうえで、本人が申告した見積りに対し、ではもしすべてが順調に進んだと仮定したら最短でどれくらいで終わる可能性があるかを聞きます。そして、一旦それを目標に進めてもらうのです。ここでも人によって違いは出てきますが、口では難しいと言いつつも定めた目標に近づけよう、少しでも前倒ししようと努力する人が一定割合で存在します。　非常に泥臭い交渉になりますが、PMとして避けて通れない役割です。

　組織の理想的な姿としては、この様なことが毎回発生しない様に、組織内のメンバ全員が同意を得られる標準的な生産効率を定め、誰もがその標準を満たす、そして超えるために日々スキルアップをめざすというものでしょう。この様な姿は、継続的に追い求めていかないと決して実現できません。

　あなたの組織では、その様な自走する組織を作り上げようとしているでしょうか。そのための仕組みづくりはできていますか。

 

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