約束を守れそうにないとき

　プロジェクトが終盤に近づくにつれ、当初の約束期限を守れるのかどうかという判断はどんどん重みを増してきます。当然約束期限を守ることは大事であり、それに向かって邁進しているのですが、精神論だけでは期限を守ることができないのも、残酷な現実です。

　プロジェクトマネージャ(PM)としては、自分の評価が下がってしまう様な弱みを見せたくないものです。そして、顧客やプロジェクトオーナーに対して「期限に間に合わない可能性」について言及したとしても、「期限を守ってもらわないと困る」と言われて「頑張ります」と根拠なく応じてしまいがちです。

　約束を守るためにできる限りの最善のアクションをとっていく必要がありますが、それでも冷静に判断すると守れそうにないという状況にあっては、やはりそれを正直に話すのが責任ある姿勢です。

　PMやプロジェクトメンバにとってプロジェクトが終わっても、顧客やプロジェクトオーナーにとってみればやりたいことが終わったわけではありません。プロジェクトの成果物を使って、次にやりたいこと、本来の目的が残っています。

　プロジェクトで作り上げたものを使って新しいサービスを始める、売上を伸ばす、業務効率化を進める、といった様な待っています。つまり、プロジェクトの後に控えているものがあるということです。そして、プロジェクトがいつ終わるかを見越して、最終顧客に案内を出すとか、ニュースリリースを打つとか、大手取引先へのお披露目の場をセッティングするとか、様々な日程が組まれます。

　その様な状況で、できると言っていたことができない、期限を守れない、という様なことになると、顧客やプロジェクトオーナーにとってその影響は多大なものとなります。その場の空気に負けて、できないことをできると軽率に言ってしまうと、単にプロジェクトを遅らせた何倍もの損害を発生させる可能性があるということを認識しなければなりません。

　そして、あらゆる手を尽くしても約束を守れそうにない場合にあっては、正直に状況を話すだけでなく、障害となっているものに対してどの様に対処し、その見通しはどうであるか、しっかりと示した上で、顧客やプロジェクトオーナーに納得してもらう必要があります。

　こういったことは、土壇場になってから突然切り出してしまうと、相手としては不意打ちを浴びせられた様になってしまうので、PMは普段からコミュニケーションを取り、顧客と信頼関係を築き上げておかなければなりません。逆説的になりますが、真の信頼関係が構築できているかどうかは、約束を守れない局面になったときや苦境に立ったときに明らかになるものです。

　顧客側からすれば約束を守ってくれることを信頼していたはずなので、それを裏切ることになってしまいますが、それまでの過程や状況を共有していることによって、ここまでこれだけのことをやってきたのだからやむをえない、と思ってもらえるかどうかです。例えそう思ってもらえなくとも、正直に伝えられず顧客の損害を大きくしてしまうことはなんとしても避けたいところです。

　PMのあなたは、約束を守れそうにない時、それがわかった時点で正直に話せますか。経営者のあなたは、PMが正直に話せない様な圧力を与えてしまっていませんか。それらは問題をより大きくしてしまうことになると、理解できているでしょうか。

 

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