契約や発注をせずに作業を開始させていないか

　前回は、受託側の視点から、契約や受注をせずに作業を開始してしまうことのリスクを取り上げました。今回は、委託側、すなわち事業会社またはユーザ企業の立場から、契約や発注をせずに作業を開始させてしまうことを取り上げます。

　契約をせずに作業を始める事態というのは、受託側だけでなく委託側にもそれなりのリスクが生じます。もし、いままで慣例的にその様な事態を当たり前と思ってしまっていた場合、あるいは良くないことと自覚しながら甘えてしまっていた場合、いつ何時逆襲にあることになるかわからないというリスクを抱え続けることになります。

　おそらく、契約や発注をしていないのに受託側が作業を始めるケースには大きく二つあります。一つは、委託側が短納期での納品を要求しており、受託側としては早々に着手しないと間に合わないというケースです。

　本来は、受託側からの納期回答としては注文後○ヶ月後という形になるはずですが、初めから要求納期が絶対的な日付として決まっている場合、いつ発注できるかを差し置いて、委託側と受託側の間ではここまでに間に合わせて欲しいというやりとりになりがちです。

　受託側がそれではいつまでに着手しないと間に合わないと言ってきたなら、できるだけ早く発注したいところですが、社内の承認手続きや調達部門を通る事務処理に時間がかかってしまう事態が見受けられます。組織が官僚化しているほど、より時間がかかるでしょう。

　そこで委託側の担当者がやってはいけないことは、要求納期を守って欲しいがために、受託側に作業着手を依頼してしまうことです。当然のことながら、もし社内手続きを経ている間に、発注時期が先に延びることになった、内容が変更になった、という事態が発生すれば、受託側に発生した損失を負わなければならないことになりえます。

　もしかしたら、被る損失は作業着手後キャンセルするまでの期間の費用だけで済まないかもしれません。短納期の大型案件だったので大量に人員を確保した、すぐに解放することはできないので一定期間分の人件費を負担してもらわなければ困る、と言われてしまう可能性もあります。民法上は口頭でも契約は成り立ちますから、やはり正式な発注をしないまま作業に着手してもらうのは、避けるべきなのです。

　契約や発注をせずに受託側が作業を始めるもう一つのケースは、たまたま受託側の人員に空きがあり、何も仕事をさせないでおくくらいなら、受注できそうな案件があればそれで作業を埋めようとするものです。受託側としては、積極的に作業に着手させてもらいたい旨持ちかけてくるでしょうが、安易にそれを認めてしまわない様に注意する必要があります。

　一旦それを容認する姿勢を見せれば、いざ発注できない事態になった時に、前述のケースと同様、無発生させてしまった作業費用を請求される可能性が高くなります。

　これらの様なことは、お互いに基本と正道に沿って仕事をしていれば起こり得ないことですが、そうは行かない局面に向かわせられるのが現場の末端における現実でもあります。経営者や管理職が指示してだけおけば徹底できるものではありません。そこには、発注の社内手続きに無駄に時間がかかる、鈍重な組織構造が原因となっているかもしれないのです。

　あなたの企業、組織では、契約や発注前に受託側に作業をさせてしまう様な問題が内在していないでしょうか。自然に担当者をその様な振る舞いに追い込んでしまう様な状況を作り出してしまっていないでしょうか。是非振り返ってみてください。

 

関連提言：契約や受注をせずに作業を開始していないか