「なぜ、作業指示書モドキを使うと改革が進まず、業務量増え続けるのか?」 | 日本コンサルティング推進機構

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「なぜ、作業指示書モドキを使うと改革が進まず、業務量増え続けるのか?」

SPECIAL

個店力最大化コンサルタント

株式会社 レイブンコンサルティング

代表取締役 

儲かるチェーン店をつくっていくには、時代はいま、「画一化」から「個店力最大化」へと変わっている! 多店舗展開するスケールメリットと、一店一店の魅力を強くして収益力を圧倒的に強くしていく実務とは…。

「先生、生産性が上がらなかった理由が良く分かりました。ここで取組むことがなかったら分からなかったと思います。これからも頑張ります」とあるチェーン経営者の一言です。

――――いえいえ、主要メンバーの皆さんが頑張ったからです。と申し上げました。

プロジェクトスタート時は、「売上をとるために手間がかかることもある」とか「競合が価格をだしてくるものでそれに合わせるとなると…」といった出来ない理由が、出てきましたが、今は、そういったことについて話を出される人はいなくなりました。

そもそも、生産性の高い売り方とは、人手をかけずに売ることです。それにはまずは最少人数でやってみて、そこに必要なものだけ足していく。という実にシンプルな考え方です。

こう申し上げますと「それは、分かっている」、「そうは言っても」という声が必ず出てくるものです。

実際に、具体的にどの作業ですか?といって、現状を拝見させていただくと、解決できるものがほとんどであることが見えてきます。と申しますのは、今、行われている業務が何という名称なのか?といった確認をして整理していく事で、利益になっていなかった作業を見極めることが出来るからです。

こういった手順をとならいまま、勤務シフト表を用いて、どこかの無料ソフトやどこかの企業からコピーして持ち出してきた「作業指示書モドキ」を作業指示書化としてもうまくいきません。とハッキリ申し上げています。

例えば、接客業務ひとつとっても、「売場のご案内、商品に関する質問、包装ラッピング、配送承り、苦情 等々」…と多岐に渡り、人によって捉え方が全く異なってきます。

人は、言葉によって意志や指示を伝え、コミュニケーションを取っていく。といった前提に立ち帰れば、業務名称とその意味が整理され、誰にでもでもわかるようにしてくことが出来ない企業は、作業指示書を組むことが出来ないのです。

先の会社がやったことは、まさにこの取り組みで、数カ月かけ、現状の作業用語を整理していったのです。

これは、業務改革を単なる人減らで終わらせることなく、下がったコストを何に活用するべきなのか?ということを目的に全て再設計するのに重要なことになります。

ご自身の店舗にいって「接客業務」とは何なのか?と店長に聞いてみてみていただきたいのですが、先の企業では、店舗業務の半分がこの「接客業務」で占めており、闇の業務と化していたのです。

闇の業務といっても、決して悪いことをしているわけではありません。何をやっているのか?本人しか見えていなかった業務という意味です。

「個人作業のやり方まで いちいちチェックなどできない」という声が聞こえてきそうですが、

売上対比13%以上掛かかっている人件費=「個人作業」であり、毎年上昇する単価分含め、人時総数を下げる戦略がない限り、高コスト構造は変えることは出来ない。とハッキリ申し上げています。

この言葉に発奮し、先の企業が調べあげ見えてきたのは、「品切れ」「価格間違え」「特注」の3大問い合わせ事項が「接客」としてカウントされていたということでした。つまり、品切れと価格間違えは 明らかに企業側に起因していたことから、まずはそれを是正することで、必要人時を減らす戦略をとったのです。

最終的には「接客」業務は、レジのサービスカウンターだけということに決まり、これによって、個人判断の見えにくい業務時間は減りました。そして、そこで余った人時の一部を、毎日の決まった時間で手直しに引き当てたことで、売場コンディションが上がり売上も上がったのです。

個人任せの作業を長年続けてやっていると、誰もがマイペースでやろうとするため、生産性は落ちます。その証拠に、残業の多い人に、「時間内に収めて帰るように」指示しても、残業をやり続けるのは。その典型的事例です

大事なことは、仕事内容に注目することであり、その中で、非効率業業務を会社として取り上げ、簡素化、やり方手順の見直しをかけ作業量を減らすということになります。

冒頭企業の社長曰く「うちは運が良かった この取り組みが出来て」そういっていただくのは、ありがたい限りですが、やっておられるのは、それを率いておられる 社長とプロジェクトチームの皆さんであることに変わりはありません。

それを、自社のものとし伸び続ける企業であってもらうことが、真の目的であるからです。

さあ、次にその儲かる手法を手にし、成功を勝取るのはあなたの番です。

 

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