一人に業務が集中していないか

　プロジェクトを進めていると、一人に業務が集中してしまうことがないでしょうか。計画段階ではタスクを均等に各担当者に割り振っているはずなのに、実行局面では”名前の付かないタスク”が一人に集まってしまう…。この様な状態は一般には改善すべきと思われそうですが、実態をよく把握したうえでないと改善したつもりが改悪という結果を招きかねません。

　自然に一人に業務が集中してしまうのは、その一人がキーマンであるからかもしれません。それがプロジェクトマネージャ(PM)であってもプロジェクトの一メンバであっても、プロジェクトにはキーマンがいるものです。

　ここで注意しなければならないのは、必ずしも”キーマン＝優秀”というわけではないことです。キーマンにしかできない仕事がある。キーマンが方針決め等を含めプロジェクトをリードしている。そのプロジェクトを成功させるために欠かせないのがキーマンであり、そのキーマンに確実に役割を果たしてもらわなければ成功に至ることができないという存在なのです。

　この様な状況では、キーマンに集まる仕事を簡単に他のメンバに分散させることが改善策とはなりません。少なくともそのプロジェクトにおいては。キーマンに仕事が集まってしまう状況を改善するには、余程長期間を要するプロジェクトでない限り、プロジェクトが始まってからでは遅いのです。始まる前に手を打つ必要があります。

　手の打ち方には二つあります。

　一つめは、あらかじめ”名前の付かない仕事”を丁寧に識別し、名前を付けたうえで他の担当者に分散させることです。分散できないからキーマンに集まるんだと言われそうですが、名前が付いた仕事になると、本来キーマンでなくともできるものが識別されるものです。また、こういった仕事を見える化していくと、将来的にプロジェクトの管理精度が確実に上がっていくという副次効果が得られます。

　二つめは、No.2のキーマンを指名することです。キーマンが処理している仕事を補佐しながら、将来は新たなキーマンとなって活躍するために経験を積み重ねてもらうのです。当面のプロジェクトにおいては冗長なコストが発生することになりますが、トータルでプロジェクトの成功率を上げていく方向になるのは理解いただけるものと考えます。

　いずれの手を打つにしても、現在進行中のプロジェクトにおいてキーマンに仕事が集中している状況は、先程話した長期間を要するプロジェクトでない限り、許容するしかありません。少しでも他者ができる仕事は切り出して負荷を下げながら、キーマンには集中した仕事をやり切ってもらうことになります。ただし、キーマンを孤軍奮闘の状況に置かず、周囲のサポートが大切です。

　一方、キーマンではないのに仕事が集中してしまっているというケースがあるかもしれません。これは、誰でもできるが誰もやりたがらない仕事が、善意のメンバまたは支援役のメンバに集まっている可能性が大です。

　この場合に打つ手はケース・バイ・ケースで諸々ありえますが、大事なことは組織内に孤立感、不協和音を生み出さない様に対応することでしょう。

　あなたの目の前にあるプロジェクトでも、一人に業務が集中してしまっていないでしょうか。その実態を把握していますか？

 

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