なぜ日本の会社員は計画達成力が弱いのか？

ちょっと決めつけすぎのタイトルで叱られそうですが、実際皆さんの会社や組織で「計画は立てたが、うまく行かなかった」とか「計画がないがしろになってしまった」といった経験は多いと思います。この「計画達成」という目標に対してどう計画立案段階からアプローチをしてゆくのか、あまり体系的な解説はされていません。少なくとも日本語では。まぁ、だからと言って英語の分厚い本を無理に読んで下さいとは言いません。私はサラリーマン時代から日程計画を立て、遂行し、QCDを確保せよ、という命題に長年取り組む立場でしたので、有る程度勘所を押さえているつもりです。今回のコラムはその勘所の中からエッセンスだけお伝えしたいと思います。

まず、計画とは何か？というそもそも論から考えねばなりません。計画とは、言葉の意味は色々あるのでしょうけれど、超実務的に解説すると「タスクの集合体」です。ただし、「集合体」という単語だとまだまだ誤解を招きます。

タスクの間の複雑な関連性をきちんと理論的に整理し、それがすべて描かれたものが計画

なのです。私がお会いする機会が多い計画立案を任された方のほとんどが、「計画とはタスクの集合体である」と考えられていました。従って、計画を立てる際には、以下の行動をとりがちです。

タスクを洗い出す-->それを有る程度順番に並べ替える-->日程と担当を決める

ところが、（これはだいぶ前のコラムでも解説したと思いますが）タスクを洗い出したら順番に並べるのではなく、タスクとタスクの間の関係性をきちんと吟味しないといけないのです。（これも以前のコラムで実例として取り上げたかもしれませんが）例えば「DIYでブロック塀を立てる」というプロジェクトがあったとします。ブロック塀を立てるためのタスクを洗い出すと、以下のようなものになると思います。

設計図を書く

必要な材料を拾い出す

材料を手配する

基礎を掘る

布基礎を作る

ブロックを積む

だいたいこんな計画ですね。ところが、これらのタスクの間の関連性を無視した計画を立ててしまうと、例えばこんなことが平気で計画に書かれています。

必要な材料を拾い出す

材料を手配する

設計図を書く

ブロックを積む

基礎を掘る

・・・・

いかがですか？左官職人さんではない素人でも、これはおかしいと気がつきますよね？設計ができていないのに材料を手配することなどできませんし、基礎が無いところにブロックを積むこともできません。仮にこのような計画が間違って立案されてしまったとすると、おそらく最初の段階か早期の段階で「作業ができない」状態に陥ります。納期が決まっているものの場合、おそらくこのようなロスは致命的にもなるでしょう。

更に、タスクとタスクの間の関連性の吟味が甘い計画の場合、往々にして「計画はできたが、この通りできるとは思えない。第一工数が足りない。」という状態に陥ります。これも計画立案の際の間違いによるものの場合が多く、タスクの順番性をきちんと吟味できていないため、「そんなに早期にやらなくても良いタスクを先行させてしまい、同時期にこなすタスクが多くなることで破綻する」という状態になることが多いのです。きちんとタスクの順番を整理していけば現有勢力でもなんとかなるプロジェクトであったとしても、早期に無理だと判断して外部人材の採用に動いてしまうなど、過ちの事例を挙げれば枚挙にいとまがありません。

つまり、「タスクをただの独立した仕事として認識してしまっているので、タスク間の関連性を吟味する努力が浅くなり、実現不能な計画が自然にできあがってしまう」のです。計画達成の可能性が元々高められていない、達成の為の道筋が完成していないのに、計画ができあがってしまったと思い込んでいるわけですから、そもそも達成能力など高まるはずはないのです。

「計画」はどんな職種や仕事であっても必ず必要となるものです。タスクとタスクの関係性の吟味さえきちんとできれば、相当な高負荷にも耐えられるはずです。これを安易に社外に作業委託してしまうのではなく、きちんとタスクの分類や優先順位の策定、投資規模の吟味など、社員ができるようになるまで教育訓練するべきことが社長としては肝要なのだと思います。