「決まっていますか」──曖昧な方針が現場を迷わせる

特殊部品加工業のＭ社長と製造部長が来られました。
私は、以前からＭ社の方針書は「具体性がない」と指摘していました。
今回は「来期の方針書ができたので見てほしい」とのご相談です。
 
　ページを開くと、そこにはこう書かれています。
『設備を止めないように整備・点検を徹底する』
 
　私は、その一文だけを取り上げて確認することにしました。
「製造部長、徹底するとは何を徹底するのですか？」
「・・・それですね・・」
 
　「整備や点検のタイミングは決まっていますか？」
「・・・」

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問題が起きた時に確認すべきことは「決まっているか」

現場で問題が起きたとき、最初に確認すべきは一つです。
「それは、決まっていますか？」
 
　多くの会社では、問題の議論がいきなり「やっているのか、やっていないのか」へと飛びます。これは人に向かっていることを意味します。
 
　そこにいきなり行ってはいけません。
まず確認すべきは「それは、決まっていますか？」です。
 
　冒頭のＭ社でいえば、たとえば次のようなことです。
・年・月・週・日の整備のスケジュールは決まっているか
・その際に点検すべき項目やその手順は決まっているか
 
　これが決まっていないのに、「やっていない」は存在しないのです
決まっていないものは、実行できず、責めることもできないのです。
 
　まずは「決めること」。そこからすべてが始まります。

 

「強化する」「徹底する」は、何も決まっていない

目標設定が苦手な会社ほど、方針書に次のような言葉が並びます。
「強化する」、「徹底する」、「推進する」
 
　一見、意欲的に見えますが、実は何も“決まっていない”のと同じです。
「何を強化するのか」
「どの水準まで行うのか」
「誰が、いつまでに、どのように」
 
　これが書かれていなければ、それは方針ではなくスローガンです。
スローガンでは人は動けません。
「強化」、「徹底」、「推進」では、自分が何をすればいいのか全くイメージできないのです。
 
　その結果、管理者は動けず、現場は何も変わらない。そして、社長から責められた時には、「すみません、頑張ります」と答えることになります。

 

方針を「目で見える行動」にまで分解せよ

曖昧な表現は、行動レベルまで分解することで初めて意味を持ちます。
行動レベルとは、「目で見える」状態のことです。
 
　たとえば先ほどの一文なら、次のように分解できます。
 
　・点検の種類：日常点検／週次点検／月次整備
・担当者：オペレーターが一次点検、整備担当が月次
・基準：稼働時間１００時間ごとに必須
・管理方法：チェックシート記入＋日報提出
 
　ここまで落とし込んで初めて、「徹底する」が“決まったこと”になります。
ここまで決めて、初めてそれは方針になり、やっとスタートを切ることができるのです。

 

問題解決は、三段階で考える

問題が起きたときは、次の順番で考えることになります。
１．決まっているか、決まっていないか
 
　決まっているのであれば、次に進むことができます。
２．その決まっていることを、やっているのか、やっていないのか
 
　やっている、でも問題が起きているのであれば次です。
３．そのやり方は、合っているか、合っていないか
 
　ほとんどの問題は、１の段階で止まります。決まっていないのです。
「社員がやっていない」ときは、「決まっていない」ことがほとんどです。
 
　決まっていると言っても、文章になっていないことが多いのです。
このコラムで何度もお伝えしている通り、口頭で言っているだけでは、それは「決まっていない」のです。

 

提言：決めることが経営である

経営とは、「決める」ことです。
・自社は何をする会社か。
・うちの事業はどうあるべきか。
・今後どのように成長していくのか。
その決めたことをまとめたモノが経営計画書です。
 
　そして、そこから部署ごとの方針に展開します。
たとえば、
「製造部は何を達成するのか」
「どのような仕組みをつくるのか」
これが方針になります。その方針に期限がつくと目標になります。
 
　組織とは、“変える機能”です。顧客満足や生産性の向上のために、いまのやり方を再定義することです。
仕組みとは、“定義すること”です。つまり「決めること」なのです。

 

まとめ：会社は驚くほど速く変わる

社内で使う言葉を、変えることです。
「強化する」、「徹底する」、「推進する」、この言葉を使っている限り、仕組化も組織化も進みません。
 
　それらを具体的にすることです。具体的になるまで質問をすることです。
「それは決まっているのか？」
決まっていないのであれば「何をつくる？マニュアル？管理表？」と詰めます。
 
　社長がそれを管理者に問いかけるのです。
すると、管理者もそれに倣い部下に問うようになります。
その結果、会社全体の“発想”が変わるのです。
 
　会社で使う言葉を変えることで、会社は、驚くほど速く変わることになります。
 

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