その体制はプロジェクトの規模に合っているか

　プロジェクトの規模は大小様々です。プロジェクトと言いつつ一人か二人の少数精鋭で行えるプロジェクトもあれば、数十人、数百人の体制を組魔なければならないプロジェクトもあります。一人で開発できそうなボリュームなので、一人にプロジェクトを任せる。二人で開発できそうなボリュームなので、二人でプロジェクトを進める。では、十人で開発できそうなボリュームなので十人で体制を構築すればよいか、百人で開発できそうなボリュームなので百人で体制を構築すればよいか、というとそういうわけにはいきません。

　プロジェクトは、人数が増えれば増えるほどコミュニケーションのオーバーヘッドがかかります。企業が成長して規模が大きくなっていくに従って、階層を増やしていくとの同様です。プロジェクトの体制も、規模が大きくなれば複数のチームに分割し、それぞれのチームを束ねるリーダを割り当て、階層的に構築されます。

　この、プロジェクトの目的となる成果物を直接は生産しないが、チームのリーダやプロジェクトマネージャ(PM)も含めた管理者といったプロジェクトを進めるために必要不可欠な存在は、見積もりや計画に十分に織り込まれていないことがあります。

　最近は少なくなってきた様ですが、過去には顧客やプロジェクトオーナーからPM等の管理工数が必要であることに疑問を持たれ、削減を要求されたということもあります。この様な場合、プロジェクトを進める側としては必要な工数であるので、作業担当の工数に含めて見積らざるを得ないということにもなります。

　前述の通り企業も規模に応じて階層を増やし、中間管理職が増えるわけですから、プロジェクトにおいても同様であることは、経営者であれば当たり前に理解できるはずなのですが、費用を抑えたいという気持ちが先に来るのでしょう。

　そして、実はプロジェクトを進める側、受ける側にも、同様な思考が働くことがあります。見積り金額を抑えないと受注できない、社内稟議が通らないので、削りやすく見えるところを削ってしまうのです。

　しかし、最初に十分な体制を確保しないままプロジェクトを始めると、起きることは不明点や問題点の検討の後回し、すぐにやらなくても良い作業の先送り。そしてプロジェクトの終盤に近づくにつれ、残件が蓄積され、繕いきれなくなって混乱が表面化。こうなってしまってから人員を補充して挽回しようとすると、当初あるべきだった体制を大きく超える人数が必要となります。そして、トータルとして本来あるべきだった工数を超過し、コストオーバーを発生させてしまいます。

　プロジェクトのスタート段階で、PMにはこれで行けるという見通しを持てる計画を立て、それを実行するための体制を構築する責任がありますが、不十分な体制でスタートを切ることになるということは、その責任を果たしていないことになります。

　本当は体制が不足していたのだけれど、上司から人員を与えられなかった、認めてもらえなかったので、このまま進めざるを得なかった。その結果として、やはり体制不足によりプロジェクトを遅らせてしまったとしたら、それはPMの言い訳に過ぎません。PMは必要と思うなら断固として十分な体制を構築するためのアクションを取るべきなのです。

　そして、それを許さない組織であるなら、それは責任と権限の付与に欠陥があると言わざるを得ません。そういった組織では、いつまでもPMがプロジェクトの混乱原因を他責に求め、PMを育てていくことはできないでしょう。

　あなたの組織のプロジェクトでは、PMが必要と考える体制を準備できていますか。体制が不十分な場合、PMからはっきりそれを訴えることができているでしょうか。

 

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