組織の情報共有を活性化する方法

あるサービス関連企業の社長からの相談です。

「組織内の情報共有がうまくいっていません、どうしたら情報共有できるのでしょうか？」

企業の課題で必ず出ると言っても過言ではない、この「情報共有」の課題。

どうすれば解決できるのでしょうか？

情報共有不足になる背景としては、主にサービス業で発生しているケースが多いと感じるのですが、シフト制で休みもバラバラで、なかなか全員が顔を合わせる機会が少なく、情報共有ができていないケース。

また、各個人プレーが多く、情報共有を仕組化、ルール決めができていないケースも多く見られます。

情報共有で大切なことは以下の３つです。

①　情報共有する場を作る

やはり何と言っても、情報共有する場を作ることが一番効果的です。

それには、やはりミーティングの活用ですが、ミーティングは情報共有の場にはなっていないケースも多いので、注意しなければなりません。

また、朝礼の活用も効果的です。

今日の予約情報、リピーター顧客、特別対応の有無、役割の確認等、短い時間でもかなりの情報共有が可能です。

また、あるウェディング企業では、先週末の結婚式に対する反省、振り返りと今週末のオペレーションの確認を関係者が集まって実施しています。

これによって、ミス、クレームが大幅に減ったという効果を得ています。

このようにして、時間を掛けずに如何に情報共有の場を作るかということが重要です。

②　情報共有する仕組み、ルールをつくる

次に、情報共有の仕組みですが、ミーティングや朝礼は情報共有をする場の仕組みですが、それだけでは足りません。

日々常に動いている現場で、どう情報共有するかも重要です。

先日もある旅館の食事処でお客様のアレルギー情報等がメンバー全員にうまく伝わらないという課題がありました。

こういった課題に関しては、少しアナログですが、メモや伝言を通して伝えるルール作りが必要です。

気付いたことはメモに残しこのボードに必ず貼るとか、その時のホールの責任者にまずは情報を共有して、その責任者から情報伝達するとかです。

当たり前のように感じますが、この当たり前が徹底できていない組織も多いのが事実です。

③　情報共有ツールを活用する

そして、３つ目のツールの活用ですが、既存のシステム、メール、ライン等の活用です。

サービス業に従事しているサービスマンは、基本的にITに弱い傾向があるので、既存のシステムをうまく使いこなせていないという課題も多くの企業で持っています。

ボタンひとつで出る帳票を、わざわざエクセルで別に作成しているというようなことも良くあります。

最近では、賛否はありますがラインの活用をしている企業も増えています。

ちょっとした情報共有であれば、ラインで十分な共有ができ、しかも今の若者は使い慣れているので、下手なツールよりも効果的です。

企業全体としても、サイボーズやチャットワークなどのコミュニケーションツールを活用しているところも多くあります。

このように、組織の情報共有をするには、

①情報共有の場作り

②情報共有の仕組み作り

③情報共有ツールの活用

が重要です。

いずれにしても、このような課題を共有し社内で活性化する上でも、皆で話し合う場は必要なので、このような事をテーマにしたミーティングを開催することをお勧めします。

普段のミーティングでは、売上や取引先情報の共有に留まり、本来解決すべき組織の課題に手をつけられていない企業が多いように感じます。

身体で言うと、頭、目、心臓は各部署でありパーツです。情報共有は、それを結ぶ血管であり、情報は血液です。

その血管が詰まってしまうと動脈硬化、心筋梗塞を引き起こしてしまいます。

目先の売上も大切ですが、健康無くして良い仕事、良いサービスは提供できません。

私は、そのような視点から日々サポートさせていただいております。

企業における情報共有の仕組みを見直し、うまく血液が循環しているかチェックしてみてください。

 

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