情報を共有できているか

　プロジェクトを成功させるために必要な組織活動の一つとして、全員のベクトルを合わせることは欠かせません。たった一人であっても、ゴールに向かわず別な方向に進もうとしていたら多少なりとも影響を及ぼし、チームとして正しいゴールに到達できないか、またはゴールへの到着が遅くなってしまいます。

　そして、ベクトルを合わせるためには、プロジェクト内の情報が適切に共有されていなければなりません。ゴールに向かうルート、中継点、時期、障害物に対する注意等が決められている時、それらの情報が全員に周知徹底されていなければどの様なことが起きるのか容易に想像がつくのでないでしょうか。

　ドキュメントをチーム内で共有する、特にファイナル版を全員が間違いなく特定できることの重要性はこれまでもお伝えしてきました。しかし、共有すべき情報はドキュメントといった成果物だけにとどまりません。プロジェクトマネージャ(PM)がメンバに伝達する方針、顧客から連絡のあった仕様変更の内容、特定の課題に関する打合せの日程、課題を進めるためのステップ、等々。

　注意しなければならないのは、掛け声だけではチーム内の隅々まで適切に情報が共有されないということです。

例えばある課題に対して何人かのメンバがメール上のやり取りで議論を行ない、結論に至るというケースを取り上げます。議論の内容をチーム内で共有したいがために、他のメンバをCCで宛先に含めるということがあります。議論に直接参加してほしいメンバではないが、経緯や結論は知ってほしいということで、情報を共有するつもりでいるのですが、これが必ずしも発信者の意図の通りにいかないことがあります。

　「そんなことは知りませんでした」「メールはあなたにも送られていたよ」「自分宛のメールじゃなかったので深く読んでいませんでした(実はスルーしていました)」いかにもありがちなシーンではないでしょうか。

　情報の共有は、ただ情報を発信しておけば自然に共有されるものではありません。相手が認識できることが前提であり、そのためには受け取り側に確実に認識してもらう仕掛け、仕組み、アクションが必要なのです。

　メールのC Cに入れておくだけでも、その内容を逐一読んで把握するメンバもいるでしょう。しかし、自分宛の(T Oで送られている)メール以外はまったく読まないというメンバもいます。頻繁にメールが行き交う組織では、一つ一つのメールに目を通していては仕事にならないということもあるでしょう。

　これはメールだけに限りません。情報共有のための導入したツールにおける、スレッド上のやり取りも同じです。スレッドは全員に共有されていますが、スレッドの内容が全員に共有されるかはまったく別の話です。

　このプロジェクトではどの様に情報を共有するのか、ということを初めにルール化し徹底することによって、誰もがルールに従えば最新の情報にアクセスできる、情報から取り残されないという環境を作り上げるのがまず何よりも優先されるべきことです。意外に疎かにされてしまうことです。

　あなたのプロジェクト、組織では、情報が間違いなく全員に共有されているでしょうか。そのルールは誰も取り残してはいませんか。

 

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