テレワークが苦手？上手くいくコツと作業効率アップの秘訣とは

「テレワークが苦手なんです……」 

こうおっしゃる経営者は少なくありません。チャットやメールで指示を出し、会議もオンライン。とても未来的で効率の良い働き方といわれているテレワークなのに、なぜ苦手意識が出てくるのでしょうか。 

それは仕事が言語化されていないからです。言語化、つまり言葉にできていなければ、テレワークは苦痛でしかないでしょう。これをどうにかしなくてはなりません。 

今回はテレワークの苦手意識解消法についてお話していきましょう。 

 

■なんとなくのツケが「テレワーク苦手」

仕事の指示をする際、「ちゃちゃっと」や「なるべく～」といったことを言っていないでしょうか。この手の指示をする経営者は、テレワークが苦手です。今まで社員や取引先と一緒の空間で過ごしていたため、「なんとなく」伝わっていた指示だからです。空気というものは偉大なもので、「なんとなく」も伝えるだけの力があります。 

しかし、テレワークはそうもいきません。「なんとなく」を伝えてくれるはずの空気がないからです。日本人は察する能力が高い国民性ですから、空気はとても重要な役割を担っていました。けれど、今は空気に頼るわけにもいきません。世間の流れが、テレワークに向いています。 

なんとか仕事を言語化しようとしても、今まで言語化をしていなかった会社で急にするのは困難です。余計に混乱が増すばかり。結局、テレワークを取りやめ、従来通り集まるようになった会社も少なくありません。 

これでどうにかなるなら構いません。が、コロナ時代の昨今、クラスターが起きた場合の損失は莫大なものになります。テレワークを推進しているというポーズだけでも見せた方が無難です。 

では、どのように苦手な言語化を進めていけばいいのでしょうか。

  

■数字を効果的に用いて言語化

今まで「なんとなく」仕事の指示をしていたなら、これから「なんとなく」を数値化してください。例えば、「なんとなく違う」のでなく、「10点満点中5点」といった感じです。この時、必ず合格点も決めておいてください。10点満点でなくても7点ならOKなど。 

もちろん、期日も「なるべく早く」ではなくきちっと日時を決めます。テレワークに「なんとなく」は通用しません。全て言語化と数値化していきます。 

忘れてはならないのが、自分ではじき出した数字を覚えていることです。必ずメモを取るようにしましょう。覚えておくことが指示を出した相手に対する礼儀であり、信頼関係を崩さない秘訣です。 

もう一つ忘れないでいただきたいのが、数字だけに頼らないようにすることです。何にでも点数を付けるようになると、これを嫌がる人も出てきます。そうなると、信頼関係にヒビが入ってきますので、数値化はあくまでも応急処置と肝に銘じてください。 

数値化をしながら、「これを言葉にするとどうなるか？」を常に考えるようにしましょう。 

 

■数値化すると無駄が見えてくる

仕事を数値化していくと、無駄がありありと見えてくるようになります。例えば、「なるべく早く」と指示を出したものが、本当はたいして早くする必要がないことと気付くように。 

このようなことは多くあるはずです。今まで「なんとなく」でやり過ごしていた中には、無駄がいっぱい。これを整理していくのも、経営者の仕事です。ご自身の中の玉虫色が、クッキリとした色になってくるでしょう。 

仕事の輪郭がクッキリしてきたら、今度は効率化です。省くべきものは省き、伸ばすものは伸ばす。テレワークだからこそ、見えてくるものがあるはずです。これはオフィスに集まって「なんとなく」過ごしていたらできません。今だからこそ、行いたいですね。 

無駄なものを省いたなら、今度はそれを完全に捨てるのではなく記録しておきましょう。無駄なのは、今だけです。将来も同じく無駄とは限りません。記録を取っておけば、未来のための財産になります。 

これにはもう一つ意味があります。無駄と切り捨てられた仕事に携わっていた人のためです。自分が否定されたわけでないのは分かっていても、どうしても心に澱がたまってしまうもの。これを昇華させるためにも、記録は一役買います。おすすめです。 

 

■目的意識を持つことも大切

テレワークを円滑に行うには、目的意識の共有も大切です。会社の目的や使命を言葉にし、社員と共有しましょう。これができている会社は、テレワークであったとしても、社員がサボることはありません。業績が落ちることもないでしょう。 

もし、会社の目標や使命の言語化が難しいなら、私にお声をかけてやってください。会社設立の経緯や歴史から、最適な言葉を選ばせていただきます。私が生み出すのではなく、あなたの会社の背景が言葉を生むのです。 

今は大変な時代です。一人で悩まないでください。私ならあなたのお手伝いができます。ご連絡をお待ちしています。 

最後まで読んでくださり有難うございました。

あなたの一日が素晴らしいものでありますように。