ルーチンの大切さ

　プロジェクトとは、簡単に言えばそれまでにない独自のものを創造するための有期的な業務であり、同様なことを繰り返していく日常業務とは、一回だけか繰り返しかの点に違いがあると言えます。では、プロジェクトにはルーチン業務がないかというとそんなことはありません。むしろ、ルーチン業務を取り入れることによってプロジェクトを安定的に進める効果があります。

　どの様なルーチン業務があるかというと、代表的なものは工程会議や進捗会議と呼ばれるような、プロジェクトメンバを集めて進捗状況を確認するものです。毎日でも一週間に一度でも、ここではその周期に焦点は当てませんが、定期的に実施することによってプロジェクトに推進力を与えます。

　ただし、その時間がプロジェクトメンバに負担を与えるものにならない様、注意が必要です。事前確認も含めて会議自体は効率良く短時間で終わらせることを徹底し、一方で3分でも5分でも顔を合わせる機会を作る、ということがリズムを作ります。最近であれば、勤務時間にフレックスタイム制の取り入れ、リモートワークの併用等で、メンバがそれぞれ自分のペースで仕事を進める様になり、なかなか一堂に会せずチームワークを醸成できない懸念も生まれます。そんな時に、曜日や時間を決めて強制的に時間を共有することはベクトルを合わせ続けるために重要なのです。

　チームとしてだけでなく、個々のメンバにとってもルーチン業務として決めて置けることがあります。週報や日報、あるいは毎日決まった時間に進捗状況を進捗管理表に反映する、という様なことです。

　プロジェクトマネージャ(PM)であるなら、毎朝、前日のプロジェクトの進捗状況、課題の消化状況をチェックするという様なこともあります。些細なことではありますが、これをルーチン化しておらず、気が向いた時だけチェックするという様な運用をしていると、たまたま忙しい状況が続いてチェックしない期間が長くなり、気がついた時には発生した問題が大きくなっていた、遅延が拡大していた、ということも起こりえます。PMとしては、問題は火の小さいうちに消火するということが大切です。

　一度ルーチン化できてしまうと、苦にならず、意識せずとも自然にその行動を起こしている、という状態になります。

　こういったことは、一種のハートビートとなって、プロジェクトが日々刻々動いていることをメンバが実感できる効果を生み出します。それが自分自身の業務のリズムにもなり、一人一人にとってプロジェクトメンバである所属意識や一体感を生じることになるのです。

　ただし、過度に負担になるルーチンがあれば、それは見直していく必要があるのは言うまでもありません。

　あなたのプロジェクトでは、何らかのルーチンがあるでしょうか。プロジェクトメンバがプロジェクトのハートビートを感じられる様なことをあえて行っているでしょうか。是非一考してみてください。

 

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