問題提起　社内の電子的コミュニケーション雑感

今回のコラムは・・・私自身もソリューションをまだ見出していない人間的な問題について、です。業務のシステム化を進める会社にコンサルティングに入る度に、会社によって傾向的な癖を感じることがあります。それは、「メールやチャットツールでのやり取りの上手い／下手」です。

メールでのやりとりに慣れている会社では、全く問題無く電子的コミュニケーションが成立します。例えば、連絡事一つをとっても、それをメールやチャットなどで連絡すると、「了解」とか「意見」が遅滞なく帰ってきます。すぐに返事を出せない場合でも「少し待って欲しい」旨の連絡が来ます。しかも、面白いものでそのようなクセは社内全体である程度統一されており、メールの往復が遅滞なく進む会社では、社員の誰とやり取りしても大体うまくいきます。

ところが、そうでない会社の場合は、メールで何かを連絡しても返事がありません。全く音沙汰がないので、仕方なく電話をかけると「はい、受け取っていますが、XXXXなので返事していませんでした」といった、言い訳が返ってきます。言い訳などせずとも、簡単に返事できるないようなら、その旨の連絡だけでも出してくれればなんら問題無いのに、「きちんとした返事が出せないからすぐに返事を出さなかった」という思考ロジックです。

これら二つの両極端の会社をもう少し別の角度から見ると、ある特徴的なことも見えてきました。それは、

• メールでのやりとりがスムーズにできる会社は、だいたいの場合社内のコミュニケーションが円滑で、社長もイライラしていることが少ない
• メールでのやりとりがスムーズではない会社は、だいたいの場合社長が社内の状況を理解しておらず、イライラしていたり「状況が解らない」とぼやいていることが多い。なので、社長は「重要なことは対面でなければ話ができない」と主張する。

ということです。この枠組みから外れる会社ももちろんあるとは思うのですが、私の今までの経験の中で分類すると、上記二つに大別されるのです。

であれば、「メールでのやりとりがスムーズにできない原因」を探して対策すると改善できるものなのでしょうか？それによって社長のイライラも解消できるものなのでしょうか？この命題に対して、私は適切な解答を持ち合わせていません。あくまでも推測なのですが、「昔から社内連絡は紙伝票でやりとりしていた会社」では、「伝票は決定事項を伝達するための手段」のはずなので、それ以外のことは全部対面・口頭での調整に頼る文化になってしまっているのではないかと思うのです。そもそも社内伝票など無かった会社の場合は、メールを電話の代替え手段として使うことに違和感が無いのではないか、という仮説です。

上記については、あくまでも私の仮説ですが、メールやチャットでの意見交換が活発・スムーズにできないと、ＩＴベンダーとのやり取りが滞り、ひいてはシステム化失敗の可能性まで出てきてしまいます。そのようなことでプロジェクトが失敗するをところを見たくはありませんね。皆さんのお考えをお聞きしたいところです。